Voor Isala klinieken realiseert Tam Tam een documentbeheersysteem op basis van Microsoft Office SharePoint Server 2007
De Isala klinieken in Zwolle zijn met 6000 medewerkers en bijna 1100 bedden het grootste niet-academische ziekenhuis van Nederland. De instelling heeft twee ziekenhuislocaties in Zwolle en een polikliniek in Kampen. Als gevolg van de toenemende competitie in de zorg besteden Isala Klinieken veel aandacht aan kwaliteitsverbetering. Een onderdeel van deze kwaliteitsverbetering is het bevorderen van een eenduidige manier van werken door de verschillende kwaliteitsdocumenten digitaal vast te leggen en te ontsluiten. Tam Tam realiseert voor Isala Klinieken een documentbeheersysteem gebaseerd op Microsoft Office SharePoint Server 2007.
De uitdaging
Isala Klinieken werken met verschillende typen kwaliteitsdocumenten zoals protocollen, procedures en analysevoorschriften. Op dit moment worden protocollen ontsloten via een digitaal systeem. Andere kwaliteitsdocumenten worden elders ontwikkeld en beheerd. Zij worden in mappen (hardcopy) gedistribueerd. Dit heeft als gevolg dat de documentatie onoverzichtelijk is, en het documentbeheer inefficiënt. Het huidige digitale systeem is bovendien niet gebruiksvriendelijk en functioneel. Isala Klinieken vroeg Tam Tam daarom in augustus 2006 het totaal aan bestaande oplossingen te vervangen en uit te breiden tot een digitaal systeem waarin de verschillende soorten kwaliteitsdocumenten digitaal worden opgeslagen en ontsloten.
De oplossing
Tam Tam realiseert voor Isala Klinieken een documentbeheersysteem op basis van Microsoft Office SharePoint Server 2007 waarin verschillende typen kwaliteitsdocumenten worden aangemaakt op basis van een ‘mastertemplate’. Dit template bestaat uit content-kolommen en metadata-velden en zorgt ervoor dat de ontwikkeling en het beheer van de documenten gemakkelijker en efficiënter verloopt; gebruikers de documenten beter kunnen vinden met behulp van de metadata en er consistentie ontstaat in de presentatie van de documenten, zodat de gebruikers de informatie binnen het document makkelijker kunnen vinden.
Vier custom ontwikkelde workflows maken het mogelijk de ontwikkeling en het beheer te decentraliseren. Hierdoor wordt de verantwoordelijkheid en betrokkenheid van de afdelingen voor de documenten en daarmee de kwaliteit van de documenten vergroot. Met behulp van deze workflows krijgen medewerkers immers enerzijds een bepaalde mate van flexibiliteit in het ontwikkelen en wijzigen van documenten; anderzijds blijft de zekerheid bestaan dat alle documenten volgens een vastgestelde route, en dus met de juiste goedkeuringen tot stand komen.
Nadat een document is ontwikkeld of gewijzigd, worden alle medewerkers hiervan op de hoogte gebracht. Zo is op de startpagina altijd een overzicht te zien met de allernieuwste kwaliteitsdocumenten. Daarnaast kunnen medewerkers zelf aangeven, door middel van de standaard SharePoint Alert functie, of ze gewaarschuwd willen worden wanneer er bepaalde documenten wijzigen.
Voor de rechten op documenten wordt gebruik gemaakt van item-level security. Voor “alleen-lezers”, bijvoorbeeld, zijn alleen definitieve documenten zichtbaar. Dit betekent dat de voor hen altijd de laatst up-to-date versie zichtbaar is.