Het onderdeel School- en Kindervoorstellingen (SKV) binnen de afdeling cultuur van de gemeente ‘s-Hertogenbosch stelt jaarlijks een programma samen van ca. 225 schoolvoorstellingen waar de 51 basisscholen binnen de gemeente jaarlijks op kunnen inschrijven.
Tot voor kort werd dit proces uitgevoerd met schriftelijke formulieren in een aantal stappen. Elk jaar kostte het inplannen van de voorstellingen, het maken van een programmaboekje en het invullen van een papieren formulier veel tijd. De wens was om het proces te digitaliseren en het proces te automatiseren om zo efficiënter te kunnen werken en een kwalitatief betere dienstverlening te kunnen leveren aan de betrokken scholen.
In een paar weken doorlooptijd heeft Tam Tam vervolgens een bijzondere site opgeleverd: Babelvoorstellingen. Alle lagere scholen in de regio van Den Bosch kunnen op deze uitbreiding van hun "extranet" hun voorkeur doorgeven voor de schoolvoorstellingen die ze komend schooljaar willen bezoeken. Dit is een redelijk complexe zaak: elk van de 60 scholen heeft tussen de 8 en 20 groepen die elk naar 2 voorstellingen (te kiezen uit een aanbod van 44) mogen en ook een reserve voorkeur moeten opgeven. Dit levert eind juni (als alle voorkeuren ingevoerd zijn) meer dan 2000 voorkeuren op. Daarmee gaan de medewerkers van "bureau Babel" aan het puzzelen om te komen tot een optimaal programma, rekening houdend met de grootte van de groepen, busvervoer, budget, of de voorkeur bij de leeftijd van de kinderen past, locaties etc. Voorheen ging dit nog op papier en met heel veel dubbele invoer in Excel, dit jaar kunnen ze de puzzel oplossen in een standaard SharePoint lijst met vele hulpweergaves, checkmogelijkheden en met ondersteunende (Nintex) workflows. De beheerpartij van de gezamenlijke scholen bood niet de mogelijkheid tot een custom grafische stijl, en dus werd een SharePoint "theme" gebruikt.
De omgeving is inmiddels overgedragen aan bureau Babel (zij werken in dienst van de gemeente Den Bosch). Deze hebben de voorstellingen en de scholen ingevoerd, de docenten zelf dragen zorg voor het invullen van de schoolgegevens (welke groepen met hoeveel kinderen). Na de invuldeadline in juni kunnen in augustus de scholen inloggen om hun definitieve programma te bekijken. Gedurende het schooljaar worden telkens 3 weken voor een voorstelling notificaties verzonden ter herinnering en om het begeleidende lesmateriaal te kunnen versturen.
Al met al een bijzonder project door de setting (klein bureau met 3 medewerksters met beperkte computerervaring) en door de niet-zakelijke context van lagere scholen en theaterboekingen waarin toch een complex geautomatiseerd proces uitgerold moest worden.