Tam Tam heeft voor de juridische afdeling van een gerenommeerde, Nederlandse fabrikant van denimproducten (die we helaas niet bij naam mogen noemen) de werkomgeving ingericht met het Microsoft SharePoint 2010 platform. Het gaat om een documentbeheer- en samenwerkomgeving voor leverancierscontracten, personeelsdossiers, rechtszaken en andere zaken (zoals een nieuwe winkel beginnen) die juridisch onderzocht dienen te worden. Voor al deze zaken worden dossiers aangelegd waarvoor we gebruikmaken van de nieuwe ´Document set´ functionaliteit in SharePoint 2010. Zodra een nieuw dossier aangemaakt wordt, start een workflow die o.a. een dossiernummer genereert. Deze workflow is gemaakt met Nintex Workflow 2010. Het uitgangspunt bij de inrichting was dat we samen met de klant standaard SharePoint 2010 elementen configureren, die zorgen voor een snelle en stabiele omgeving, waarbij het onderhoud uitgevoerd kan worden door de eigen Servicedesk van de klant. Het grootste gedeelte van de werkzaamheden werd uitgevoerd bij de klant. Op deze manier is de kennis m.b.t. het SharePoint 2010 platform direct overgedragen. Afgelopen week is de nieuwe werkomgeving in gebruik genomen!
Dashboard
De eindgebruikers hebben nu een dashboard voor de dagelijkse werkzaamheden. Zo is er in één oogopslag een overzicht van de 10 laatst gewijzigde documenten van de dossiers die aan jou als medewerker zijn toegekend. Ook kan er eenvoudig gezocht worden naar een dossier of een specifiek document in een dossier. Na het ingeven van één of meer sleutelwoorden kunnen de zoekresultaten dan eenvoudig verder gefilterd worden op toegevoegde metadata als bv. het dossiertype, de status, het jaartal en de betrokken afdeling of persoon. Verder hebben eindgebruikers via een wiki toegang tot een 'how to'-omgeving die informatie bevat over het gebruik van de portal en daarnaast is er een wiki voor het delen van (juridische) kennis. Tenslotte worden op deze pagina ook de blogposts van de juridische medewerkers ontsloten voor verdere kennisdeling.
SharePoint WorkSpace
Communicatie vindt veelal via e-mail plaats. Deze communicatie wordt in het dossier opgeslagen door de e-mail berichten en eventueel de bijlagen in een bericht, in het dossier te 'slepen' of te 'knippen/plakken'. Daarvoor maken we gebruik van SharePoint WorkSpace (onderdeel van Office 2010), die een gebruiker ook in staat stelt om 'offline' verder te werken en op een later moment zijn/haar werk te synchroniseren met de werkomgeving.
Office 2010
Vanuit een dossier kan meteen een Office document worden aangemaakt op basis van templates (voor contracten, brieven, faxen, memo´s etc.) die direct een aantal kenmerken van dat dossier overerft en daarmee snel en goed vindbaar is. Daarnaast is er ook een integratie met Outlook 2010 voor het beheer van contactpersonen (beoogde raadsmannen). Deze worden aangemaakt en beheerd in de werkomgeving en voor elke medewerker gesynchroniseerd met Outlook, zodat alle contactgegevens voor hen beschikbaar zijn om mee te mailen.
Naast de werkomgeving voor de Legal Medewerkers, biedt de juridische afdeling ook de mogelijkheid om vanuit de organisatie een vraag te stellen. Met behulp van een FAQ en een formulier kan een nieuwe vraag gesteld worden, waarna een workflow wordt gestart om het proces te begeleiden. De medewerker van de juridische afdeling beantwoordt het verzoek of zet het verzoek door binnen de afdeling door het maken van een dossier. Ook deze workflow is ingericht met Nintex Workflow 2010. Tenslotte is er de mogelijkheid om op aanvraag externen (bv. advocaten) toegang te geven tot een dossier of een specifiek document en op die manier met hen samen te werken aan een zaak.