Samenwerken

Natuurlijk doen we al onze projecten "samen met de klant". Als ik naar de (SharePoint) portal projecten kijk komt dat echter meestal neer op: Tam Tam ontwerpt en bouwt, en de klant zegt dat het wel of niet goed is. Ik heb nu aan twee projecten gewerkt waarin de klant een veel actievere rol heeft gehad, mijn conclusie is daaruit: het kan inderdaad anders... en het moet ook anders!

Een van de projecten was voor het Nederlands Kankerinstituut –Antoni van Leeuwenhoek ziekenhuis (NKI/AVL). Enigszins door (budget)nood geboren zijn we daar in het voorjaar een project gestart waarbij Tam Tam voor slechts twee zaken werd ingehuurd: begeleiding voor inrichting van een nieuwe portal (6 dagen), voor migratie van de content van de oude portal (zo'n 4 dagen) en implementatie van het grafisch ontwerp (4 dagen). Deze maand gaat de nieuwe portal live voor de hele organisatie. Weliswaar een basic intranet portal, maar desalniettemin een portal die alle informatie bevat van het oude intranet maar dan wel goed beheerd kan worden en als basis kan dienen voor (door henzelf te maken) formulieren – want dat was de aanleiding voor het project-.

De "deliverables" van het project:

• Projectleider (van communicatieafdeling) enthousiast gekregen over nieuwe structuur voor navigatie en personalisatie en hem bagage genoeg meegegeven om dit zelf bij alle afdelingsredacties te gaan verkopen.
• Andere werkwijze gekozen dan ze zelf voor ogen hadden: ipv de pagina's stuk voor stuk neerzetten 90% van de tijd besteden aan analyseren van soorten informatie, de grote gemene delers daarin vinden en vervolgens 3 templates bouwen om daarmee de complete structuur in 10% van de tijd uit te kunnen rollen.
• Twee ICT medewerkers in 2 dagen alles geleerd over de 3 basisvaardigheden voor de portalbouwer (waar geen van de "web part" SharePoint cursussen a x.000 euro die ze gevolgd hebben ooit aandacht aan heeft besteed):
• Definitie van contenttypes
• Configureren van page lay-outs (in SharePoint Designer)
• Maken en uitrollen van site templates (in SharePoint zelf met wat handige tooltjes).
• Werkwijze gedefinieerd op basis van migratietool (Metalogix) waarmee een van de 2 ICT medewerkers aan het project in 2 dagen tijd de volledige content van de honderden pagina's op de oude portal heeft gemigreerd.
• Prima grafisch ontwerp, naar volle tevredenheid van de opdrachtgever en nagenoeg zonder issues opgeleverd.
• Een compleet werkende omgeving in de laatste begeleidingsdag, zonder issues voor Tam Tam!
• En de slagroom op de taart: ze snappen het! Ze kunnen verder, ze kunnen het naar de redacties overdragen, ze kunnen verder bouwen en wijzigen en doordat ze nu eindelijk een nette structuur hebben is de kans op wildgroei klein.
   

Al met al een prachtige basis waarop Tam Tam dan vervolgens leuke, interessante en behapbare uitbreidingen op kan maken op het moment dat ze nodig zijn, voor een mooiere prijs omdat de omgeving zowel functioneel als organisatorisch al kloppend is waardoor de ellenlange "issuefase" weer tot normale proporties teruggebracht kan worden.

Ik wil meer van zulke projecten!